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Cahier des charges : Logiciels de tableaux de bord Marketing et Ventes

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Les critères proposés dans ce guide constituent une excellente base pour évaluer et comparer les caractéristiques des logiciels de tableaux de bord.  Sélectionnez et pondérez les critères proposés dans ce guide en fonction de votre projet afin de bâtir une grille d’évaluation personnalisée dont le remplissage et la lecture orienteront vos choix technologiques.

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Sommaire du cahier des charges logiciels de tableaux de bord 


1- Contexte et projet
2 - Fonctionnalités détaillées
3 - Ergonomie
4 - Performances et gestion temps réel
5- Business Intelligence et Mobilité
6- Intégration au Système d’information
7- Administration et Management
8- Architecture technique
9- Mise en œuvre et déploiement


Tableaux de bord, pilotage de la performance, analyses, prévisions des ventes...


Le marketing et les ventes sont tous deux des utilisateurs potentiels des logiciels de tableaux de bord :
- Le marketing pour le ciblage, le pilotage de gamme, les applications de géomarketing, de fidélisation clients…
- La direction commerciale pour le pilotage des réseaux (directs ou indirects), les prévisions des ventes, l’optimisation des territoires…

La Business Intelligence, également nommée « informatique décisionnelle », recouvre les solutions informatiques apportant une aide à la décision avec rapports et tableaux de bord de suivi, l’objectif étant de traiter, valoriser, consolider, présenter les informations disponibles au sein des bases de données de l’entreprise à des fins de compréhension, d’analyse et de décision.


Les apports des logiciels de tableaux de bord pour les services marketing


Les outils de business Intelligence doivent permettre d’évaluer la pertinence des campagnes marketing tout en rendant possibles certaines actions telles que :
- La consultation d’indicateurs clés sur les activités de campagnes, leurs performances, les prospects chauds et froids, le coût des campagnes…
- La possibilité de faire le lien entre les données du service Marketing et celles transmises par d’autres services (finance, CRM…)
- La gestion de l’information sous différents formats et notamment sous forme de tableurs, rapports classiques, e-mail…
- La faculté à disposer des bonnes informations et à les diffuser facilement, de manière graphique en cas de demande
- Le suivi en temps réel de l’évolution des KPI

La flexibilité de la solution et la possibilité de configurer les tableaux de bord simplement, sans compétences particulières, doit être un élément essentiel dans le choix d’une solution de BI. Cet élément conditionnera l’adoption future de l’outil par les utilisateurs.


Déployer une solution de tableaux de bord : les pièges à éviter


La conduite d’un projet en Business Intelligence suit les règles classiques de la conduite de projet. Nous soulignons ici un ensemble de points particulièrement sensibles, à l’origine de la plupart des défaillances de projets d’informatique décisionnelle :

L’ambition des projets
L’ambition est souvent trop élevée, avec des projets trop complexes voulant à la fois reprendre l’existant et ajouter de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Une entreprise dispose toujours de rapports (même parfois très fastidieux à produire) avant l’arrivée de la Business Intelligence. Si les utilisateurs ont des difficultés à recevoir des résultats équivalents à l’existant avec le passage à la Business Intelligence lors de la première mise en place, l’insatisfaction sera élevée. Il est toujours préférable de suivre une démarche itérative : réaliser un premier lot de services moins ambitieux mais qui aboutit en quelques mois, puis enrichir progressivement et en continu les services apportés. Il y a parfois loin entre le discours et la mise en pratique de démarches itératives.

L’expérience et la compétence de l’équipe
Même si la conduite de projet suit des règles classiques, quelques expériences spécifiques sur le décisionnel sont souvent essentielles dans une équipe projet. Modéliser un système décisionnel ne s’improvise pas et peut être particulièrement complexe et spécifique.

L’expression de besoins
L’expression des besoins manque parfois de précision, les indicateurs demandés sont imprécis ou mal pensés. Or, les tableaux de bord doivent permettre d’effectuer un constat pour répondre à la question « ou en sommes-nous » mais ils doivent également permettre d’identifier et de suivre les facteurs d’échec et de succès. Il convient donc de sélectionner les indicateurs avec précaution, et éventuellement de les faire valider par les personnes réceptrices des reporting...

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